Organiser le potentiel de temps productif des vendeurs (P.T.P)

La première ressource d’un vendeur, c’est le temps. Le temps qu’il consacre à vraiment faire ce pour quoi il est payé. Malgré l’utilisation des nouvelles technologies (les mauvaises langues diront « à cause de »), cette ressource est de plus en plus rare et souvent mal utilisée. Nous allons donc d’abord voir comment augmenter le temps disponible, que nous appelons PTP, « Potentiel de Temps Productif ».  Nous verrons ensuite comment améliorer l’efficience dans l’utilisation du PTP.


Augmenter le  « Potentiel de Temps Productif »

Cherchez l’erreur !
Philippine, manager commercial récemment promue, a en charge 8 commerciaux. Elle ne connaît pas très bien son équipe aussi a –t elle décidé de passer du temps dans une première approche sur l’analyse des quelques tableaux de bord qui sont à sa disposition. Elle se rend compte rapidement que son équipe passe environ 85% du temps à faire autre chose que du commercial. Elle décide immédiatement d’en parler avec la Direction Commerciale pour à la fois comprendre, et savoir si ce ratio est normal pour l’entreprise ou typique de son équipe. (Nous lui conseillons alors une certaine prudence pour présenter les choses de façon acceptable pour tous…)

Chaque commercial dispose d’un nombre de jours de travail par an (hors congés payés et jour RTT) qui est en général de l’ordre de 220 jours : c’est son temps « potentiel ».  Evidemment, vous savez qu’à partir du temps « potentiel » de travail évalué à 220 jours par an, nous pouvons soustraire beaucoup d’activités aussi importantes que chronophages et surtout moins « directement productive » sur le plan commercial.
* Temps de transports. Sur ce point, le temps passé dans les transports pour aller visiter les clients est un indicateur intéressant. Il est également intéressant de constater qu’encore bon nombre de commerciaux sont fiers d’annoncer le nombre de km qu’ils parcourent dans l’année. A ceux là, et à leurs managers, nous rappelons que le métier de commercial consiste à signer des contrats. Rouler est plus la vocation des chauffeurs routiers.
* Réunions internes ou externes. Que celui qui n’a pas fait perdre un temps précieux aux commerciaux en les convoquant à des réunions stériles et inutiles se jette la première pierre. Ceci est une plaie bien française. Les réunions sont des vecteurs de motivation très importants mais de grâce ne sacrifiez pas la qualité à la quantité. Faites toujours en sorte que les réunions qui mobilisent les commerciaux soient susceptibles des les aider à être plus efficace sur le terrain, pas à freiner leur énergie ou à limiter encore davantage leur temps productif.
* Formations techniques et comportementales (sur ce dernier point, alors que la concurrence est de plus en plus forte, les commerciaux ont droit à des perfectionnements sur leur techniques commerciales en moyenne une fois tous les 5 ans…Pas de risques que leur temps productif en soit trop perturbé)
* Réunions et entretiens avec le management
* Travail administratif
* …/…

Ce qui reste lorsqu’on a retiré le temps « improductif » est le PTP, temps destiné à l’activité commerciale pure et dure, c'est-à-dire finalement ce pourquoi sont payés en général les commerciaux. C’est le temps qui est consacré au contact client qui génère des opportunités de vente : visites, entretiens téléphoniques, réunions avec la participation du client, participation à des salons, organisation et orientation de petits déjeuners ou autres manifestation commerciales…

Il est souhaitable pour avoir une lecture encore plus fine des résultats de bien identifier le temps consacré spécifiquement à la prospection de nouveaux clients par rapport à la fidélisation. Ensuite, il est préférable de décider si le temps passé à la rédaction d’une proposition commerciale, d’un devis est considéré comme temps productif ou pas : ceci dépend du type de métier et aussi de la culture commerciale d’entreprise ; toutefois pour ne pas décourager et adopter une attitude motivante, il est préférable de l’y inclure.

Volontairement et de façon non diplomatique, nous avons adopté les termes de temps productif et temps improductif dans le but d’exagérer le raisonnement. Bien entendu, il ne nous semble pas indiqué d’utiliser ces deux termes vis-à-vis de la force de vente, ni même d’opposer ces deux concepts. Pourtant nous tenons véritablement à marquer les esprits sur ce point car il  y  a là un véritable foyer de progrès. Ceci est d’ailleurs confirmé par l’étude publiée par Proudfoot Consulting dont les principales conclusions sont reproduites ci-après :
L’objet de l’étude de Proudfoot Consulting portait sur la productivité de la vente en analysant l'efficacité du personnel commercial dans 7 pays (Afrique du Sud, Allemagne, Australie, Espagne, Etats-Unis, France et Royaume-Uni)
Les conclusions confirment tout haut ce que beaucoup pensaient déjà tout bas…Ainsi, ce rapport met en avant que dans la plupart des secteurs, les commerciaux consacrent très peu de temps à la vente active, étant trop sollicités par l'administratif (27%) et la résolution de problème (16%). Les déplacements représentent également une "perte de temps" importante. Au final, seulement 10% du temps de travail d'un commercial est consacré à la vente active, alors que les dirigeants sondés estiment que la vente active représente 20% du temps d'un vendeur...
Le cabinet Proudfoot a également mis en exergue deux problèmes fréquemment rencontrés : mauvaise qualité des rendez-vous commerciaux et suivis inadéquats ainsi qu'un encadrement n'effectuant pas un suivi efficace.
Tous les secteurs ne sont cependant pas logés à la même enseigne. En effet, il s'avère que les secteurs de la distribution et de l'équipement automobile sont les plus efficaces en matière d'optimisation de leurs forces commerciales alors que les secteurs bancaires et financiers sont jugés les moins performants.

Nous espérons qu’après de tels constats vous conviendrez que mesurer la véritable activité commerciale déployée par votre force de vente n’est pas complètement dénué de fondement. Augmenter le temps de vente actif d'un commercial en allégeant les travaux annexes, est également une voie à explorer pour une meilleure productivité commerciale.  Evidemment les Tableaux de Bord  dédiés à cet aspect seront surtout utiles si vous sentez qu’il y a un gros décalage entre la cible et la réalité.

Pour aller plus loin sur ce thème :
La formation inter-entreprises
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